Thủ tục cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam là một quá trình quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động nước ngoài. Để đảm bảo hợp pháp, người lao động cần đáp ứng các điều kiện như có giấy phép lao động, thị thực hợp lệ và các giấy tờ liên quan theo quy định của pháp luật Việt Nam. Quá trình xin giấy phép lao động thường yêu cầu nhiều bước như chuẩn bị hồ sơ, xác minh thông tin và nộp tại cơ quan chức năng. Cùng dichvuketoan.online tìm hiểu và nắm rõ thủ tục cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam giúp doanh nghiệp và người lao động tránh được các rắc rối pháp lý và đảm bảo quy trình nhanh chóng, thuận lợi.

1. Điều kiện để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Căn cứ theo Điều 151 của Bộ luật Lao động 2019, các quy định để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bao gồm:

a) Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

b) Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

c) Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;

d) Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép theo quy định của pháp luật.”

Ngoài các điều kiện về lý lịch đã đề cập, người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định sau:

• Thời hạn hợp đồng lao động ký kết với doanh nghiệp tại Việt Nam không được vượt quá thời gian được cấp phép lao động.
• Trong quá trình làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài phải tuân thủ đúng luật lao động của Việt Nam và được bảo vệ bởi pháp luật Việt Nam, trừ khi có quy định khác trong các hiệp định quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

2. Các điều khoản về hình thức để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Căn cứ theo Điều 2, Khoản 1 của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài (bao gồm những người có quốc tịch nước ngoài) có thể làm việc tại Việt Nam theo các hình thức sau đây:

a) Thực hiện hợp đồng lao động;

b) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;

c) Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế;

d) Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;

đ) Chào bán dịch vụ;

e) Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam;

g) Tình nguyện viên;

h) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;

i) Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật;

k) Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;

l) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định tại điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.”

3. Hồ sơ và thủ tục cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Để tham gia vào thị trường lao động Việt Nam, người nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật Việt Nam. Ngoài ra, người sử dụng lao động và công dân nước ngoài còn phải tiến hành các thủ tục như: xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài, làm lý lịch tư pháp, và xin giấy phép lao động cho người nước ngoài (trừ trường hợp miễn giấy phép). Để đảm bảo hoàn toàn hợp pháp khi làm việc tại Việt Nam, còn cần thực hiện thủ tục cấp tạm trú cho người nước ngoài.

Dưới đây là toàn bộ hồ sơ và thủ tục cụ thể cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

Bước 1: Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài

Đây là giai đoạn doanh nghiệp tại Việt Nam (thực hiện trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến sử dụng lao động) sử dụng lao động phải chuẩn bị một bộ hồ sơ giải trình về nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài để nộp tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tại địa phương dự kiến làm việc của người lao động nước ngoài.

Đối với các doanh nghiệp nộp đơn lần đầu để xin phê duyệt sử dụng lao động người nước ngoài

• Bản sao của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cần được xác thực.
• Báo cáo giải trình nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài theo mẫu số 01/PLI.

Đối với doanh nghiệp đã có văn bản chấp thuận sử dụng lao động người nước ngoài còn hiệu lực:

• Bản sao của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần được chứng thực.
• Báo cáo giải trình về thay đổi nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài theo mẫu số 02/PLI.

Lưu ý: Thời gian xét duyệt đơn xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động người nước ngoài là 10 ngày làm việc tính từ ngày nhận hồ sơ từ doanh nghiệp. Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cần phải bổ sung giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền.

Bước 2: Thủ tục làm lý lịch tư pháp cho người nước ngoài

Người nước ngoài phải thực hiện thủ tục xin cấp phiếu lý lịch tư pháp để bổ sung vào hồ sơ xin giấy phép lao động. Thủ tục này có thể được thực hiện tại nước cư trú của người nước ngoài hoặc tại Việt Nam.

Danh mục hồ sơ xin lý lịch tư pháp cho người nước ngoài bao gồm:

• Tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 hoặc số 2 theo mẫu số 03/2013/TT-LLTP.
• Bản sao được chứng thực của hộ chiếu của người nước ngoài cần được đính kèm vào hồ sơ.

Người nước ngoài phải nộp hồ sơ cùng với lệ phí tại:

• Sở Tư pháp nơi người nước ngoài đang cư trú (đối với người nước ngoài đang ở Việt Nam).
• Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia Việt Nam, số 09 phố Trần Vĩ, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội (đối với người nước ngoài đã từng ở Việt Nam hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ).

Phiếu lý lịch tư pháp sẽ được cấp trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc tính từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Lưu ý:

• Người nước ngoài phải tự xin phiếu lý lịch tư pháp số 2 và không thể ủy quyền cho người thân thực hiện vì lý do bảo đảm quyền cá nhân và yêu cầu của pháp luật.
• Đối với trường hợp ủy quyền xin cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1, bạn cần thay đổi mẫu số 03/2013/TT-LLTP thành mẫu số 04/2013/TT-LLTP.
• Người nước ngoài có thể làm phiếu lý lịch tư pháp trước khi doanh nghiệp Việt Nam nộp hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc sử dụng phiếu lý lịch tư pháp đã xác minh trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp.

Bước 3: Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (Work Permit)

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận vị trí công việc và phiếu lý lịch tư pháp của người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động (Work Permit) tại Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Bộ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo mẫu số 11/PLI.
• Văn bản chấp thuận vị trí công việc cho người lao động nước ngoài (bản gốc)
• Bản sao công chứng giấy đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận sức khỏe đã khám tại nước ngoài hoặc khám tại Việt Nam theo quy định của Bộ Y tế trong vòng 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp của người nước ngoài cấp tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam.
• Bản sao công chứng hộ chiếu của người nước ngoài.
• Văn bản xác nhận vị trí công việc (quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên) đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt.
• 2 ảnh màu, kích thước 4x6cm, nền phông trắng, không đeo kính.

Lưu ý:

• Với các vị trí quản lý hoặc giám đốc điều hành, văn bản xác nhận phải có hiệu lực ít nhất 3 năm.
• Đối với chuyên gia, yêu cầu có bằng đại học và ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dự kiến làm việc tại Việt Nam.
• Các giấy tờ nước ngoài (phiếu lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, xác minh kinh nghiệm, bằng đại học…) phải được dịch thuật và hợp pháp hóa lãnh sự.
• Lệ phí cấp giấy phép lao động có thể khác nhau theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Sau khi nhận đủ hồ sơ, trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận, Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Trong trường hợp từ chối, Bộ hoặc Sở sẽ cung cấp thông báo bằng văn bản và giải thích lý do từ chối.

Giấy phép lao động cho người nước ngoài có hiệu lực tối đa 2 năm. Trong trường hợp giấy phép sắp hết hạn và người nước ngoài vẫn làm việc tại Việt Nam, người sử dụng lao động hoặc người lao động cần gia hạn giấy phép lao động

Bước 4: Đăng ký thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Sau khi được cấp giấy phép lao động, đồng nghĩa với việc người lao động nước ngoài đã đáp ứng đủ điều kiện để làm việc tại Việt Nam. Khi này, người lao động nước ngoài phải tiến hành đăng ký thẻ tạm trú để lưu trú hợp pháp tại Việt Nam và được bảo vệ quyền lợi theo pháp luật Việt Nam.

Quy trình đăng ký thẻ tạm trú cho người nước ngoài doanh nghiệp gồm các bước sau:

• Đơn đề nghị cấp thẻ tạm trú theo mẫu NA6 (dành cho cơ quan, tổ chức).
• Tờ khai đề nghị xin cấp thẻ tạm trú theo mẫu NA8 (đối với cá nhân là lao động nước ngoài).
• 2 ảnh thẻ kích thước 2x3cm của người nước ngoài.
• Đơn xin xác nhận tạm trú từ cơ quan công an.
• Bản gốc hộ chiếu và visa nhập cảnh của người nước ngoài xin tạm trú tại Việt Nam.
• Giấy xác nhận quan hệ thân nhân (nếu áp dụng).
• Giấy đăng ký mẫu dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật tại cơ quan xuất nhập cảnh theo biểu mẫu NA16.
• Bản sao công chứng giấy phép lao động hoặc văn bản miễn giấy phép lao động của người nước ngoài có hiệu lực tối thiểu 12 tháng.
• Giấy ủy quyền (nếu người trực tiếp làm thủ tục không phải là đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
• Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương doanh nghiệp bảo lãnh người lao động nước ngoài.

Lưu ý:

• Hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 13 tháng và có thị thực phù hợp mục đích làm việc, có ký hiệu LĐ1, LĐ2 từ công ty bảo lãnh.
• Người nộp hồ sơ phải xuất trình CMND/CCCD.
• Tất cả các giấy tờ liên quan của người nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt.

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh công an tỉnh, thành phố sẽ cấp thẻ tạm trú trong vòng không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, đồng thời thu lệ phí tương ứng với thời hạn của thẻ tạm trú. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, yêu cầu sẽ được chỉnh sửa và bổ sung.

4. Các loại giấy tờ cần thiết để người nước ngoài làm việc tại Việt Nam

Bên cạnh các giấy tờ tùy thân như thị thực (visa nhập cảnh Việt Nam) và hộ chiếu, để người nước ngoài có thể sinh sống và làm việc hợp pháp tại Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo hộ, cần phải có những giấy tờ sau đây:

4.1. Giấy phép lao động cho người nước ngoài (work permit)

Để làm việc hợp pháp tại Việt Nam, người nước ngoài cần có giấy phép lao động do Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp, trừ 20 trường hợp không cần giấy phép theo quy định của Bộ luật Lao động và Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Giấy phép lao động là cơ sở để bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động trong quan hệ lao động với người sử dụng lao động.

Trường hợp lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận về việc miễn giấy phép lao động sẽ bị phạt hành chính từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi Việt Nam.

4.2. Thẻ tạm trú, thẻ thường trú cho người nước ngoài

Một trong hai loại giấy tờ chứng minh sự cư trú hợp pháp của người nước ngoài tại Việt Nam bao gồm thẻ tạm trú và thẻ thường trú, như sau:

Thẻ tạm trú

• Được cấp bởi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an hoặc cơ quan có thẩm quyền của Bộ Ngoại giao.
• Cho phép người nước ngoài cư trú tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định và có thể dễ dàng xuất nhập cảnh vào Việt Nam.
• Người nước ngoài sinh sống tại Việt Nam mà không có thẻ tạm trú còn thời hạn có thể bị phạt hành chính lên đến 20.000.000 đồng và bị trục xuất khỏi Việt Nam.

Thẻ thường trú

• Được cấp bởi cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
• Cho phép người nước ngoài cư trú tại Việt Nam với thời hạn không giới hạn và không yêu cầu phải xin thị thực khi xuất, nhập cảnh tại Việt Nam.
• Nếu người nước ngoài đã quyết định sinh sống và làm việc lâu dài tại Việt Nam, họ có thể được xem xét cấp thẻ thường trú để thay thế thẻ tạm trú, tuy nhiên phải đáp ứng các điều kiện theo quy định của Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

4.3. Hợp đồng lao động của người lao động nước ngoài với doanh nghiệp Việt Nam

Để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động và người sử dụng lao động cần ký kết hợp đồng lao động, bao gồm các điều khoản về tiền lương, điều kiện làm việc và các quyền lợi khác.

Theo quy định, nội dung của hợp đồng lao động phải tuân thủ giấy phép lao động và thời hạn của hợp đồng không được vượt quá thời gian của giấy phép lao động. Khi sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận và ký kết nhiều lần hợp đồng lao động với các thời hạn khác nhau.

4.4. Giấy phép lái xe cho người nước ngoài

Sau khi được cấp thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú tại Việt Nam, người nước ngoài có nhu cầu lái xe và giấy phép lái xe quốc gia còn hiệu lực cần đổi sang giấy phép lái xe tương đương tại Việt Nam.

Nếu người nước ngoài tham gia điều khiển phương tiện giao thông trên đường mà không có giấy phép lái xe Việt Nam, sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng và giấy phép lái xe nước ngoài có thể bị tịch thu.

5. Các câu hỏi thường gặp

5.1 Thời hạn của giấy phép lao động Việt Nam là bao lâu?

Theo quy định pháp luật hiện hành, giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 2 năm. Doanh nghiệp và tổ chức có thể linh hoạt xin giấy phép với thời gian phù hợp với nhu cầu sử dụng lao động, đảm bảo quyền lợi và hiệu quả trong quá trình làm việc của người lao động nước ngoài.

5.2 Giấy phép lao động hết hạn có được gia hạn không?

Câu trả lời là có. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 152, giấy phép lao động khi hết hạn có thể được gia hạn một lần duy nhất thông qua thủ tục gia hạn. Sau khi thời gian gia hạn kết thúc, người lao động sẽ phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy phép lao động.

5.3 Lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài là bao nhiêu?

Phí cấp giấy phép lao động sẽ khác nhau tùy vào từng trường hợp cụ thể:

• Cấp giấy phép lao động lần đầu: 600.000 đồng;
• Cấp lại giấy phép lao động: 450.000 đồng;
• Gia hạn giấy phép lao động: 450.000 đồng.

Trên đây, dichvuketoan.online đã tổng hợp quy trình hoàn tất các thủ tục cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là một việc phức tạp, yêu cầu phối hợp với nhiều cơ quan, ban ngành khác nhau. Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ dichvuketoan.online qua số HOTLINE: 0946 724 666.