Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần quan trọng trong quy trình quản lý thuế của doanh nghiệp và cá nhân. Việc mua và sử dụng chứng từ hợp pháp không chỉ giúp đảm bảo việc khấu trừ thuế chính xác, mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để xác định các khoản thu nhập chịu thuế, từ đó giúp quá trình quyết toán thuế trở nên rõ ràng và minh bạch hơn. Cùng AZTLAW tìm hiểu thêm về chủ đề này nhé!

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, có thể kể đến một số mục đích chính như sau:

• Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (theo phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
• Thể hiện được khoản thuế mà cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật. Từ đó biết được quyền lợi của cá nhân trong vấn đề nộp và biết mình có phải đóng thuế TNCN hay không, mức khấu trừ đó đã chính xác chưa.
• Thể hiện sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.
• Thể hiện nhiệm vụ của cơ quan nhà nước trong việc ghi nhận lại các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp trong trường hợp nào?

Văn bản pháp luật thuế TNCN có quy định rõ những trường hợp phải cấp và không cấp chứng từ thuế TNCN. Nội dung này được nêu rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ

Theo đó, những trường hợp dưới đây, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập:

• Thu nhập của cá nhân không cư trú.
• Thu nhập từ tiền lương, tiền công.
• Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.
• Thu nhập từ đầu tư vốn.
• Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
• Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.
• Thu nhập từ trúng thưởng.
• Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
• Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Ngoài ra, cần lưu ý quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một số trường hợp cụ thể như sau:

• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

3. Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?

Cá nhân hay doanh nghiệp chi trả thuế TNCN cho người lao động mang đầy đủ hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến bộ phận Ấn chỉ tại cục thuế (chi cục thuế) quản lý doanh nghiệp để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Đối với doanh nghiệp chứng từ khấu trừ thuế TNCN từng lần phát sinh:

• Doanh nghiệp sẽ viết chứng từ khấu trừ thuế tại cơ quan thuế. Cơ quan sẽ cấp cho doanh nghiệp liên 2 (liên giao cho người nộp thuế). Doanh nghiệp giao cho người nộp thuế liên 2 để người nộp thuế quyết toán thuế.
• Doanh nghiệp không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ TNCN.

Đối với doanh nghiệp mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

• Doanh nghiệp sẽ được cấp một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Tương tự quyển hóa đơn; một quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 50 số; mỗi số gồm 2 liên (Liên 1: Báo soát và Lưu và Liên 2: Giao cho người nộp thuế).
• Khi người nộp thuế yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp giao cho người nộp thuế liên 2 cho người nộp thuế và liên 1 lưu tại quyển.
• Hàng quý, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

4. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

4.1. Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC). (Đính kèm mẫu 1)
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
• Bản photo Chứng minh nhân dân của người được giới thiệu.
• Bảng kê danh sách người lao động (mẫu bảng kê danh sách người lao động là do doanh nghiệp tự thiết kế. Trong bảng kê danh sách người lao động cần thể hiện rõ thông tin người lao động và số tiền đã khấu trừ thuế TNCN. Doanh nghiệp có thể thiết kế bảng kê danh sách lao động tương tự như mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN hoặc mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015 của Bộ Tài chính).

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng lần phát sinh doanh nghiệp cần có đủ thông tin người lao động để có thể viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế. Nội dung và cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ được trình bày rõ tại phần 3 của bài.

4.2. Hồ sơ mua quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.
• Bản photo Chứng minh nhân dân của người được giới thiệu.

5. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

6. Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng thế nào?

Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ áp dụng đối với loại chứng từ tự tin trên máy tính theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC. Tuy nhiên, Thông tư 37/2010/TT-BTC đã bị bãi bỏ hiệu lực bởi Quyết định 79/QĐ-BTC năm 2023, có hiệu lực từ ngày 31/01/2023.

Mặt khác, ở thời điểm hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đã chuyển sang cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Bên cạnh đó, Thông tư 78/2021/TT-BTC cũng không có quy định về việc phải nộp báo cáo chứng trừ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Chính vì vậy, ở thời điểm hiện tại, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp chi trả thu nhập không cần phải thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế với cơ quan thuế.

Trước đây, khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp tự in thì doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng. Giờ đây, khi không còn sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, doanh nghiệp không cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ thế TNCN qua mạng nữa.

Mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần không thể thiếu trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế. Việc mua chứng từ hợp pháp không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân khấu trừ thuế chính xác mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về quá trình mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN, vui lòng liên hệ AZTLAW để biết thêm thông tin chi tiết và nhận được sự tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm.