Trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu, mỗi đơn vị sẽ được cấp một mã số để thuận tiện cho việc quản lý của cơ quan BHXH. Vậy mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì? Bài viết dưới đây bao gồm những điều cần biết về mã đơn vị và hướng dẫn thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH.

1. Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì?

Cụ thể Khoản 1 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:

1. Mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.

Ngoài ra tại Điều 5 Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định:

3. Mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, văn phòng đại diện được sử dụng làm mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội.

Có thể thấy rằng, mỗi đơn vị bảo hiểm xã hội có một mã số duy nhất, chính là mã đơn vị của họ. Mỗi doanh nghiệp chỉ nhận được một mã số đơn vị duy nhất và chỉ sử dụng mã số này cho đến khi doanh nghiệp đó chấm dứt hoạt động. Hệ thống thông tin quốc gia tự động tạo, gửi và nhận các mã đơn vị BHXH. Thông tin này cũng được trích dẫn trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 của Nghị định này.

2. Quy định về thời gian nộp hồ sơ cấp mã đơn vị BHXH và Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH

Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH và thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của Pháp luật, cụ thể theo Điểm a, Khoản 1, Điều 99 của Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định:

1. Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:

a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc từ khi tiến hành việc tuyển dụng, các doanh nghiệp cần nộp hồ sơ để được cấp mã đơn vị BHXH. Sau khi doanh nghiệp được cấp mã BHXH, họ mới có thể đáp ứng nghĩa vụ đóng BHXH và tiến hành thực hiện các giao dịch với cơ quan BHXH.

3. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH

3.1. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH trực tiếp

Đơn vị yêu cầu cấp mã đơn vị BHXH và đăng ký tham gia BHXH cho nhân viên theo một quy trình đơn giản và cụ thể sau:

• Chuẩn bị hồ sơ: Đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo quy định để tham gia BHXH lần đầu.
• Nộp Tờ Khai: Đơn vị nộp tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH và BHYT tại cơ quan BHXH địa phương của nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Nhận kết quả: Kết quả sẽ được gửi về Email đăng ký trong vòng 1 đến 7 ngày làm việc.

Sau khi xác nhận đăng ký thành công, đơn vị đăng ký có thể thực hiện các thủ tục như khai báo tăng giảm số lượng lao động. Mã đơn vị này được đảm bảo duy trì trong toàn bộ quá trình hoạt động, giúp thuận tiên hơn khi làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội.

3.2. Thủ tục cấp mã đơn vị BHXH qua mạng

Hiện nay, hệ thống bảo hiểm xã hội đã áp dụng thủ tục đăng ký mã đơn vị BHXH online, phương thức này giúp tối ưu và đơn giản hóa thủ tục cho các doanh nghiệp thông qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập website (http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/). Tại góc phải trang chủ nhấp chọn “Đăng ký”. Lưu ý phải sử dụng thiết bị chữ ký số (USB Token) và máy tính có Java.

Bước 2: Cung cấp đầy đủ thông tin bắt buộc như Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, Email, Điện thoại, Tỉnh/Thành phố, Cơ quan BHXH quản lý, Tên liên hệ, Điện thoại liên hệ và chọn chữ ký số. Nhấp “Đăng ký” (các mục có dấu * là bắt buộc).

Bước 3: Hệ thống sẽ thông báo “Đăng ký thông tin tài khoản thành công” nếu thực hiện đúng các bước trên. Email đăng ký sẽ nhận được thông tin xác nhận. Với doanh nghiệp không có chữ ký số, nhấn vào tùy chọn “Không có chữ ký số”.

Bước 4: Nhận tài khoản và mật khẩu thông qua email đăng ký. Đăng nhập vào cổng thông tin BHXH Việt Nam để tra cứu và nộp hồ sơ.

Thay vì đăng ký trực tiếp, phương thức này giúp doanh nghiệp giảm công việc giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí. Kết quả sẽ được thông báo trong khoảng 3-5 ngày. Lưu ý, để thực hiện thủ tục này bằng hình thức trực tuyến, doanh nghiệp cần có chữ ký số và cài đặt Java trên máy tính.

4. Hướng dẫn cách tra cứu mã đơn vị BHXH

Có 2 cách để doanh nghiệp có thể tra cứu mã đơn vị bảo hiểm xã hội:

Cách 1: Sử dụng Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam

• Truy cập website Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam tại gov.vn.
• Tại chức năng “Tra cứu trực tuyến” và chọn mục “Tra cứu đơn vị tham gia BHXH”.
• Nhập các thông tin yêu cầu bao gồm tỉnh thành, cơ quan BHXH và mã số thuế của doanh nghiệp hoặc tổ chức cần tra cứu. Kết quả “mã đơn vị bảo hiểm xã hội” sẽ được hiển thị.

Cách 2: Tra cứu tại cơ quan BHXH địa phương

Liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH tại quận, huyện nơi doanh nghiệp hoặc tổ chức đã hoàn thành đăng ký tham gia BHXH để yêu cầu tra cứu mã đơn vị BHXH.

>>> Xem thêm: Cách đăng ký mã đơn vị bảo hiểm xã hội

>>> Xem thêm: Tra cứu mã cơ quan Bảo hiểm xã hội toàn quốc 

*Lưu ý: Đừng quên mang theo chứng minh nhân dân hoặc giấy ủy quyền nếu có ủy quyền cho người khác.

Khi nhận được mã số đơn vị BHXH và Giấy Chứng Nhận Đăng Ký từ cơ quan Bảo hiểm xã hội, đơn vị không chỉ nhận được một con số trên giấy tờ. Đó là sự chứng minh về việc họ tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Đồng thời, đó còn là sự hứa hẹn về một tương lai an toàn và ổn định, không chỉ cho đơn vị mà còn cho toàn bộ xã hội. Hy vọng rằng thông tin trên trả lời được câu hỏi của độc giả Mã đơn vị bảo hiểm xã hội là gì? Nếu có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đừng ngại liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.

Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội