Kê khai thuế thu nhập cá nhân online ngày càng trở nên phổ biến nhờ sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, với những thay đổi trong quy trình, không ít người vẫn cảm thấy bối rối khi thực hiện. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách kê khai thuế TNCN online mới nhất, giúp bạn dễ dàng hoàn thành thủ tục đúng quy định.

1. Quy định về kê khai thuế thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản thuế trực tiếp được trích từ thu nhập của người lao động. Việc nộp thuế và kê khai thuế TNCN đầy đủ không chỉ là trách nhiệm mà còn là nghĩa vụ pháp lý của mọi công dân.

Theo Điều 8, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, đa số người lao động sẽ thực hiện kê khai và nộp thuế TNCN hàng tháng. Tuy nhiên, Điều 9 của nghị định này cũng quy định những cá nhân có đủ điều kiện kê khai thuế giá trị gia tăng theo quý sẽ được phép kê khai thuế TNCN theo quý.

Các cá nhân đáp ứng các tiêu chí sau sẽ được phép kê khai thuế TNCN theo quý:

• Doanh thu trong năm trước không vượt quá 50 tỷ đồng.
• Người mới bắt đầu kinh doanh.

Ngoài ra, Điều 9, Khoản 2 Nghị định 126/2020/NĐ-CP còn quy định rõ:

• Cá nhân đủ điều kiện kê khai theo quý có quyền lựa chọn kê khai theo tháng hoặc quý.
• Những cá nhân buộc phải kê khai thuế theo tháng không được thay đổi.
• Trường hợp cá nhân kê khai thuế theo quý nhưng sau đó phát hiện mình thuộc diện kê khai theo tháng sẽ phải chuyển sang kê khai theo tháng vào tháng đầu tiên của quý sau.
• Các kỳ tính thuế theo tháng, quý và năm được tính theo năm dương lịch.

Vì vậy, cá nhân và doanh nghiệp cần chú ý để thực hiện kê khai thuế TNCN đúng quy định và tránh những sai sót không đáng có.

2. Hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân

Để thực hiện kê khai thuế TNCN, người nộp thuế cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Tờ khai thuế: Mẫu 05/QTT-TNCN (theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).
• Phục lục 05-1BK/QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết các cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
• Phụ lục 05-2BK/QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết các cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
• Phụ lục 05-3BK/QTT-TNCN: Bảng kê thông tin các đối tượng phụ thuộc được xét giảm trừ gia cảnh.
• Bản sao hoặc bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã bị khấu trừ.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý nếu hồ sơ đáp ứng đủ yêu cầu.

3. Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online

Hiện nay, người nộp thuế có thể chọn một trong hai phương thức kê khai thuế trực tuyến: kê khai qua website của cơ quan thuế hoặc thông qua ứng dụng HTKK. Để thực hiện, cá nhân cần đăng ký tài khoản nếu chưa có. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể dễ dàng đăng ký thông qua hướng dẫn trên hệ thống.

3.1 Cách kê khai thuế thu nhập cá nhân qua website

Để thực hiện kê khai thuế TNCN trực tuyến, bạn cần truy cập vào website chính thức tại https://canhan.gdt.gov.vn/ và đăng nhập vào tài khoản cá nhân.

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin đăng nhập, bạn nhấn “Đăng nhập”. Khi đăng nhập thành công, lựa chọn mục “Quyết toán thuế” và tiếp theo là “Kê khai trực tuyến”.

• Hệ thống sẽ hiển thị bảng chọn tờ khai, bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin cá nhân cần thiết và chọn loại tờ khai phù hợp.

• Sau khi hoàn thành việc chọn tờ khai, nhấn “Tiếp tục” để tờ khai thuế thu nhập cá nhân hiện ra. Bạn điền thông tin vào các trường yêu cầu và kết thúc bằng cách chọn “Hoàn thành kê khai”.

• Tiếp theo, chọn “Kết xuất XML” để tải file về máy tính của mình, sau đó in ra thành hai bản, ký tên và nộp cho cơ quan thuế.
• Sau khi tải tờ khai và in xong, bạn nhấn “Nộp tờ khai” để hoàn tất quá trình kê khai online. Sau khi nộp thành công, bạn đã hoàn thành nghĩa vụ kê khai thuế.

3.2 Kê khai thuế bằng phần mềm HTKK

Phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) là công cụ hỗ trợ kê khai thuế thu nhập cá nhân được cung cấp miễn phí bởi Tổng cục Thuế, dành cho các doanh nghiệp. Người lao động có thể ủy quyền cho doanh nghiệp hoặc tổ chức trả lương thực hiện việc kê khai thuế thay mình.

Để kê khai thuế thu nhập cá nhân qua phần mềm HTKK, người dùng cần tải và cài đặt phần mềm trước. Sau khi đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân, bạn có thể tiến hành kê khai thuế. Quy trình kê khai trên phần mềm tương tự như việc kê khai trực tuyến qua website, với các bước đơn giản và dễ thực hiện.

4. Không kê khai, kê khai chậm bị xử phạt thế nào?

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không kê khai hoặc kê khai thuế thu nhập cá nhân chậm sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ muộn như sau:

• Trễ hơn 5 ngày: Cảnh cáo
• Từ 5 đến 30 ngày: Phạt từ 2 triệu đến 5 triệu đồng
• Từ 31 đến 60 ngày: Phạt từ 5 triệu đến 8 triệu đồng
• Từ 61 đến 90 ngày: Phạt từ 8 triệu đến 15 triệu đồng
• Trễ trên 91 ngày: Phạt từ 15 triệu đến 25 triệu đồng

Lưu ý: Trường hợp nộp chậm trên 91 ngày có 2 tình huống riêng biệt:

• Phạt từ 8 triệu đến 15 triệu đồng nếu việc kê khai chậm trên 91 ngày nhưng không phát sinh thêm thuế phải nộp, hoặc không đầy đủ phụ lục theo quy định.
• Phạt từ 15 triệu đến 25 triệu đồng nếu kê khai chậm trên 91 ngày mà vẫn còn thuế phải nộp.

Cả người lao động và doanh nghiệp đều có trách nhiệm khắc phục bằng cách nộp đủ số thuế và tiền phạt chậm, đồng thời bổ sung các phụ lục thiếu nếu có.

5. Hướng dẫn cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Như đã đề cập, cá nhân có thể tự quyết toán thuế hoặc ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện việc này. Trường hợp cá nhân có thu nhập chịu thuế nhưng không thuộc diện ủy quyền, họ phải tự thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

Hiện nay, cá nhân có thể thực hiện quyết toán thuế TNCN online cho các khoản thu nhập trong năm 2024 thông qua các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế Việt Nam tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/. Nếu chưa có tài khoản, người nộp thuế cần đăng ký tài khoản (1) để có thể đăng nhập vào hệ thống.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống nộp thuế cá nhân. Nếu bạn đã có tài khoản, chọn mục Đăng nhập, nhập mã số thuế và mã kiểm tra (2), sau đó nhấn Tiếp tục. Lưu ý, bạn cần có mã thuế cá nhân và mật khẩu để thực hiện đăng nhập.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn mục “Quyết toán thuế”, sau đó nhấn “Kê khai trực tuyến” để bắt đầu kê khai thông tin. Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin cá nhân từ cơ sở dữ liệu có sẵn. Người nộp thuế cần kiểm tra lại và đảm bảo các thông tin đã chính xác. Các trường có dấu (*) là thông tin bắt buộc phải điền.

Các thông tin sẽ bao gồm:

• • Tên người gửi, Địa chỉ liên hệ, Điện thoại liên lạc, Địa chỉ email: Hệ thống sẽ tự động điền theo thông tin đã đăng ký.
  • Cục Thuế, Chi cục Thuế: Tự động điền theo thông tin đăng ký.
  • Loại tờ khai: Tùy thuộc vào trường hợp, bạn sẽ chọn tờ khai chính thức hoặc tờ khai bổ sung.

• Năm kê khai

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN.

Tiếp theo, chọn các trường hợp quyết toán thuế của bạn, bao gồm:

• TH1: Có 01 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế, như từ tổ chức quốc tế hoặc nguồn thu nhập từ nước ngoài.

• TH2: Có từ 2 nguồn thu nhập, bao gồm thu nhập đã khấu trừ tại nguồn và thu nhập khác.

• TH3: Có thu nhập chỉ được khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập.

• Trường hợp người nộp thuế có thay đổi nơi làm việc

• Trường hợp người nộp thuế không thay đổi nơi làm việc

Sau khi chọn xong, nhấn “Tiếp tục”.

Bước 4: Tiến hành điền đầy đủ thông tin vào tờ khai thuế TNCN theo mẫu.

Lưu ý, bạn cần điền chính xác các mục trong tờ khai. Sau khi hoàn tất, nhấn “Hoàn thành kê khai”.

Bước 5: Chọn “Kết xuất XML” để tải tờ khai mẫu về máy tính dưới dạng XML.

Bước 6: Chọn “Nộp tờ khai”, sau đó nhập mã kiểm tra và nhấn “Tiếp tục” để xác thực nộp tờ khai. Hệ thống sẽ thông báo việc nộp tờ khai thành công.

Bước 7: Sau khi kết xuất tờ khai dưới định dạng XML, bạn cần in 2 bản tờ khai và ký tên. Chú ý rằng cần sử dụng phần mềm iTax Viewer để mở file XML và in tờ khai.

Bước 8: Cuối cùng, mang CMND/CCCD, chứng từ khấu trừ thuế, và tờ khai đã in có chữ ký đến nộp tại bộ phận 1 cửa của cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục quyết toán.

Trên đây là hướng dẫn cách kê khai thuế thu nhập cá nhân online, mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng cho người nộp thuế. Bằng cách sử dụng website Tổng cục Thuế hoặc phần mềm HTKK, người lao động có thể hoàn thành nghĩa vụ thuế dễ dàng. Tuy nhiên, để tránh phạt, cần lưu ý thực hiện đúng quy trình và nộp thuế đúng hạn.