Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài luôn là một vấn đề quan trọng và phức tạp đối với những ai làm việc và sinh sống tại Việt Nam. Các quy định đối với người nước ngoài khác biệt so với công dân Việt Nam và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời gian cư trú, nguồn thu nhập và các cam kết về thuế giữa Việt Nam và quốc gia của họ. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về các bước quan trọng để quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài tại Việt Nam.

1. Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài

Trước khi tiến hành quyết toán thuế, điều quan trọng là xác định rõ người nước ngoài có phải là cá nhân cư trú hay không cư trú tại Việt Nam, để từ đó áp dụng phương pháp tính thuế chính xác. Dưới đây là hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài chi tiết.

1.1 Đối với cá nhân cư trú

Thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú bao gồm toàn bộ thu nhập phát sinh cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi chi trả thu nhập. Một số loại thu nhập phổ biến phải chịu thuế bao gồm: thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công, thu nhập từ đầu tư, chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng bất động sản, trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, và thu nhập từ thừa kế hoặc nhận quà tặng, v.v.

Cách tính thuế đối với người nước ngoài là cá nhân cư trú phụ thuộc vào thời gian làm việc tại Việt Nam. Cụ thể:

• Nếu người nước ngoài ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Nếu hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Thuế TNCN sẽ được tính theo biểu thuế toàn phần với thuế suất 10%.

Biểu thuế lũy tiến từng phần cho thu nhập từ tiền lương, tiền công:

Bậc thuế	Phần thu nhập tính thuế (TNTT) / tháng	Thuế suất (%)	Cách tính thuế
1	Dưới 5 triệu đồng	5%	5% x TNTT
2	Từ 5 triệu đến 10 triệu đồng	10%	10% x TNTT – 0.25 triệu đồng
3	Từ 10 triệu đến 18 triệu đồng	15%	15% x TNTT – 0.75 triệu đồng
4	Từ 18 triệu đến 32 triệu đồng	20%	20% x TNTT – 1.65 triệu đồng
5	Từ 32 triệu đến 52 triệu đồng	25%	25% x TNTT – 3.25 triệu đồng
6	Từ 52 triệu đến 80 triệu đồng	30%	30% x TNTT – 5.85 triệu đồng
7	Trên 80 triệu đồng	35%	35% x TNTT – 9.85 triệu đồng

1.2 Đối với cá nhân không cư trú

Thu nhập chịu thuế của cá nhân không cư trú chỉ bao gồm thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi chi trả thu nhập.

Công thức tính thuế TNCN đối với cá nhân không cư trú:
Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập chịu thuế x Thuế suất 20%.

Như vậy, AZTAX đã hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài một cách chi tiết. Dù quy trình có thể phức tạp, nhưng nếu hiểu rõ các bước và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, bạn sẽ dễ dàng hoàn tất việc quyết toán.

2. Xác định các trường hợp quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài

Việc quyết toán thuế cho người nước ngoài có thể phức tạp hơn do các yếu tố liên quan đến thời gian cư trú, các hiệp định tránh đánh thuế hai lần, và các quy định đặc thù về thu nhập từ nguồn gốc ngoài lãnh thổ Việt Nam.

2.1 Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam

Người nước ngoài thường trú tại Việt Nam là những cá nhân mang quốc tịch nước ngoài, không có quốc tịch Việt Nam, và có thời gian cư trú lâu dài tại quốc gia này. Để có thể sinh sống hợp pháp, họ cần phải xin cấp thẻ thường trú từ cơ quan chức năng.

Quyết toán thuế TNCN người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thực hiện giống như công dân Việt Nam khi có thu nhập chịu thuế phát sinh. Đặc biệt, nếu thu nhập của họ được nhận bằng ngoại tệ, cần phải quy đổi theo tỷ giá bình quân sang đồng Việt Nam.

Để được coi là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, cá nhân phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thứ nhất: Người nước ngoài phải có mặt tại Việt Nam ít nhất 183 ngày trong vòng 12 tháng liên tục hoặc trong một năm tính từ ngày đầu tiên nhập cảnh. Mỗi ngày vào hoặc rời khỏi Việt Nam đều được tính là một ngày.
• Thứ hai: Người nước ngoài cần có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam và phải thực hiện đúng các quy định về đăng ký thường trú, như đăng ký tại địa phương hoặc có hợp đồng thuê nhà dài hạn từ 90 ngày trở lên.

2.2 Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam

Người lao động nước ngoài không cư trú tại Việt Nam, tức là không đáp ứng đủ các điều kiện cư trú, cần thực hiện quyết toán thuế TNCN theo các quy định sau đây:

• Người lao động làm việc tại Việt Nam trong một khoảng thời gian dưới 183 ngày trong một năm dương lịch, hoặc trong 12 tháng liên tiếp tính từ ngày đầu tiên nhập cảnh vào Việt Nam (theo dấu nhập cảnh trên hộ chiếu).
• Người lao động không có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, không đăng ký chỗ ở thường trú hoặc không có hợp đồng thuê nhà dài hạn tại quốc gia này.

Ví dụ, ông Wichapas, người Thái Lan, đến Việt Nam làm đầu bếp từ ngày 18/3/2014. Đến cuối năm 2014, ông đã ở tại Việt Nam tổng cộng 163 ngày. Vì ông không đạt đủ 183 ngày cư trú trong năm 2014, ông được coi là người không cư trú tại Việt Nam.

Về việc quyết toán thuế cho người nước ngoài không cư trú:

• Nếu người không cư trú ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế TNCN: Khi người lao động có thu nhập từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, họ có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay mình. Tổ chức này sẽ chỉ quyết toán thuế đối với phần thu nhập do mình chi trả cho người lao động.
• Nếu người lao động nước ngoài không cư trú quyết toán thuế trực tiếp: Nếu họ có thu nhập từ tiền lương, kinh doanh hoặc từ nhiều nguồn khác, và có nghĩa vụ nộp thừa hoặc cần điều chỉnh thuế trong các kỳ khai tiếp theo, họ sẽ tự thực hiện quyết toán thuế.

2.3 Quyết toán thuế TNCN cho cá nhân là người nước ngoài nghỉ việc

Cá nhân là người nước ngoài nghỉ việc, tức là không còn làm việc tại tổ chức cũ nhưng lại tiếp tục làm việc tại một tổ chức khác ở Việt Nam, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (tiền lương, tiền công) thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật, trong trường hợp này, vẫn cần phải xem xét kỹ lưỡng để xác định liệu người lao động đó có đang cư trú tại Việt Nam hay không.

Đối với những người lao động nước ngoài có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong một thời gian, họ phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN theo các quy định hiện hành, mà không thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập.

2.4 Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước

Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài về nước áp dụng cho những cá nhân trước đó là đối tượng cư trú tại Việt Nam, có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam và đã có mặt tại quốc gia này từ 183 ngày trở lên, đồng thời đã đăng ký tạm trú. Những cá nhân này có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN trước khi rời Việt Nam.

Trước khi xuất cảnh, cá nhân cần hoàn thành nghĩa vụ khai báo thuế với cơ quan thuế. Tổ chức chi trả thu nhập là nơi mà cá nhân có thể ủy quyền thực hiện quyết toán thuế TNCN. Thời gian nộp hồ sơ quyết toán thuế cho người nước ngoài về nước phải hoàn thành trong vòng 45 ngày kể từ ngày người nước ngoài xuất cảnh.

3. Điều kiện thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài

Không phải tất cả người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều có nghĩa vụ thực hiện quyết toán thuế TNCN, vì vậy, các doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định để tránh sai sót hoặc nhầm lẫn.

Để thực hiện kê khai và quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài, các điều kiện cơ bản cần có là:

• Cá nhân cư trú phải có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hoặc thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trường hợp này, nếu số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ và có yêu cầu hoàn thuế thừa hoặc bù trừ vào các kỳ khai thuế tiếp theo, cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế.
• Ngoài ra, khi hợp đồng lao động của người nước ngoài kết thúc tại Việt Nam, họ cũng cần thực hiện quyết toán thuế TNCN trước khi rời khỏi Việt Nam về nước.

4. Thủ tục quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài

Mỗi trường hợp người lao động nước ngoài đều có yêu cầu hồ sơ quyết toán thuế TNCN và quy trình khai khác nhau, điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời gian làm việc tại Việt Nam, mức thu nhập, và hình thức hợp đồng lao động.

4.1 Hồ sơ quyết toán thuế

• Người nước ngoài nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế hoặc thu nhập từ nước ngoài: Cần cung cấp chứng từ xác nhận về khoản thu nhập đã nhận, kèm theo thư xác nhận theo mẫu số 20/TXN-TNCN ban hành theo Thông tư 156/2013/TT-BTC.
• Người nước ngoài có thu nhập phát sinh ngoài lãnh thổ Việt Nam: Cần nộp thêm các giấy tờ bổ sung được yêu cầu trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
• Nếu không có giấy xác nhận thuế đã nộp từ cơ quan thuế nước ngoài: Cá nhân phải cung cấp bản chụp giấy chứng nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng chứng minh số thuế đã nộp ở nước ngoài. Cá nhân cần cam kết về tính chính xác của các bản sao này.

4.2 Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế

• Nếu cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công và phải khai thuế trực tiếp: Hồ sơ quyết toán thuế cho người nước ngoài sẽ được nộp tại Cục Thuế.
• Nếu cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau và thuộc diện tự quyết toán thuế: Hồ sơ sẽ nộp tại cơ quan quản lý trực tiếp chi trả thu nhập cuối cùng.
• Trường hợp thay đổi nơi làm việc mà không tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức làm việc cuối cùng: Hồ sơ nộp tại chi cục thuế nơi cư trú. Nếu hợp đồng lao động dưới 3 tháng, không ký hợp đồng, hoặc có thu nhập từ nhiều nơi nhưng không làm việc ở đâu tại thời điểm quyết toán thuế, hồ sơ sẽ được nộp tại nơi cá nhân cư trú.
• Nếu thuộc các trường hợp sau: Hồ sơ quyết toán thuế sẽ được nộp tại chi cục thuế nơi kinh doanh:

• • Nhóm cá nhân hoặc cá nhân kinh doanh tại một địa điểm.
  • Người nước ngoài là đại lý đã đăng ký kinh doanh theo quy định.

• Nếu người nước ngoài kinh doanh tại nhiều địa điểm: Hồ sơ quyết toán thuế cần nộp tại nơi cấp mã số thuế đầu tiên.

4.3 Thời hạn nộp hồ sơ

• Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN sẽ được cơ quan thuế công bố sau khi kết thúc kỳ đóng thuế của năm. Thông thường, thời gian này sẽ được xác định vào cuối tháng 3 hoặc đầu tháng 4 của năm sau, tùy vào từng năm tài chính.
• Người nước ngoài phải nộp hồ sơ quyết toán thuế đúng thời gian quy định để tránh các hình thức xử phạt vi phạm về thuế.
• Nếu không thực hiện quyết toán đúng thời hạn, cá nhân có thể bị xử phạt hành chính về việc nộp hồ sơ chậm, đồng thời có thể mất cơ hội được giảm thuế hoặc hưởng các ưu đãi thuế khác.

5. Quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài có thu nhập 2 nơi

Trong bối cảnh toàn cầu hóa, nhiều cá nhân làm việc tại Việt Nam nhưng lại nhận thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau, cả trong và ngoài nước. Việc này không chỉ làm gia tăng độ phức tạp trong việc quyết toán thuế mà còn đặt ra nhiều vấn đề về tuân thủ pháp lý. Hiểu rõ quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài có thu nhập 2 nơi sẽ giúp họ tránh được những sai sót và tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế tại Việt Nam, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Nguyên tắc khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với một số trường hợp được quy định tại điểm e khoản 2 Điều 26 của Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

Khai thuế, quyết toán thuế

…

e) Nguyên tắc khai thuế, quyết toán thuế đối với một số trường hợp như sau:

e.1) Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập phát sinh tại nước ngoài đã tính và nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nước ngoài thì được trừ số thuế đã nộp ở nước ngoài. Số thuế được trừ không vượt quá số thuế phải nộp tính theo biểu thuế của Việt Nam tính phân bổ cho phần thu nhập phát sinh tại nước ngoài. Tỷ lệ phân bổ được xác định bằng tỷ lệ giữa số thu nhập phát sinh tại nước ngoài và tổng thu nhập chịu thuế.

Ngoài ra, theo hướng dẫn tại Công văn 1568/TCT-DNNCN năm 2020 của Tổng cục Thuế về việc khấu trừ thuế đã nộp tại nước ngoài, quy định được nêu rõ như sau:

Căn cứ hướng dẫn nêu trên, người nước ngoài, là cá nhân cư trú tại Việt Nam, khai thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại nước ngoài theo quý, khai thuế đối với thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn phát sinh tại nước ngoài theo từng lần phát sinh theo quy định. Khi khai thuế đối với các khoản thu nhập phát sinh tại nước ngoài, cá nhân gửi kèm theo các chứng từ trả thu nhập ở nước ngoài, chứng từ chứng minh đã nộp thuế ở nước ngoài để xác định thu nhập chịu thuế và số thuế thu nhập cá nhân phải nộp theo quy định của pháp luật.

Về nguyên tắc, nếu người lao động nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam, ngoài thu nhập từ tiền lương nhận tại Việt Nam, nếu có thu nhập từ nước ngoài và đã nộp thuế theo quy định của quốc gia đó, thì số thuế đã nộp ở nước ngoài sẽ được khấu trừ theo các quy định hiện hành.

Để thực hiện việc này, cá nhân cần nộp kèm theo các chứng từ chứng minh thu nhập nhận từ nước ngoài, cùng với các giấy tờ xác nhận đã nộp thuế tại quốc gia đó, nhằm xác định thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp.

Tuy nhiên, để thực hiện chính xác, cá nhân cần tham khảo yêu cầu cụ thể từ cơ quan thuế quản lý địa phương, vì các giấy tờ cần cung cấp có thể khác nhau tùy theo quy định và yêu cầu của từng cơ quan thuế, mặc dù quy định chung không nêu chi tiết về các giấy tờ này.

6. Một số câu hỏi liên quan về quyết toán thuế

6.1 Thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân là khi nào?

Theo Điều 44 Khoản 2 của Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:

• Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với các loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định là:
  • Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm.
  • Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.
• Đặc biệt, đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, thời hạn nộp hồ sơ là chậm nhất vào ngày 15 tháng 12 của năm trước. Nếu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới bắt đầu hoạt động, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là chậm nhất 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.

Theo đó, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân như sau:

• Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm.
• Chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.

Lưu ý: Thời hạn này áp dụng cho thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công, và thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán của cá nhân cư trú có kỳ tính thuế theo năm (theo Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 sửa đổi bởi khoản 3 Điều 1 Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012).

6.2 Mẫu 02/KK-TNCN tờ khai thuế thu nhập cá nhân như thế nào?

Căn cứ vào Mẫu 02/KK-TNCN trong Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân được quy định rõ ràng. Mẫu 02/KK-TNCN áp dụng cho cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, và khai thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

Tải về Tờ khai quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài tại đây: Tải về

6.3 Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người nước ngoài như thế nào?

Dưới đây là trình tự các bước hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người nước ngoài:

Trường hợp 1: Hoàn thuế qua tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập (tổ chức/cá nhân khai thuế thay theo ủy quyền)

Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế

Khi tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập nhận thấy có số thuế nộp thừa sau khi bù trừ với thuế nộp thiếu của cá nhân, và có nhu cầu hoàn thuế, họ cần nộp hồ sơ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

• Hồ sơ yêu cầu hoàn thuế bao gồm:
  
  • Giấy đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân (theo mẫu 01/ĐNHT).
  • Bản sao chứng từ hoặc biên lai nộp thuế của người nộp thuế và cam kết của người đại diện hợp pháp tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập về tính chính xác của hồ sơ.
• Số lượng hồ sơ: 1 bộ.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ hoàn thuế

Trường hợp 2: Cá nhân tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế

Cá nhân có thu nhập từ lương hoặc tiền công có thể tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Nếu có thuế nộp thừa, họ không cần nộp hồ sơ riêng để hoàn thuế.

Cá nhân chỉ cần ghi số tiền thuế hoàn trả vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho kỳ sau” trong tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN khi thực hiện quyết toán thuế.

Trên đây là hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cho người nước ngoài tại Việt Nam một cách chi tiết. Việc hiểu rõ các quy định về thuế và tuân thủ đúng quy trình quyết toán không chỉ giúp người lao động nước ngoài thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót không đáng có. Hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với AZTAX qua hotline 0932.383.089 để được giải đáp nhanh chóng.