Hiện nay, việc xác minh thu nhập từ các nguồn như lương, tiền công hay các khoản tiết kiệm như cổ tức… đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá khả năng tài chính của mỗi cá nhân, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như xin visa, vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng hay quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Vậy, giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế tncncần có những gì? Hãy cùng khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây của dichvuketoan.online.

1. Giấy xác nhận thu nhập là gì?

Giấy xác nhận thu nhập (hay còn gọi là Thư xác nhận thu nhập) là tài liệu được lập bởi tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập, nhằm chứng minh mức thu nhập của người lao động trong một khoảng thời gian nhất định.

Giấy xác nhận thu nhập có thể được sử dụng trong các trường hợp sau:

• Cung cấp giấy xác nhận thu nhập để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN);
• Sử dụng giấy xác nhận thu nhập khi vay vốn tại ngân hàng;
• Cung cấp giấy xác nhận thu nhập khi mở thẻ tín dụng tại ngân hàng;
• Lập giấy xác nhận thu nhập để xin Visa du lịch, công tác hoặc học tập ở nước ngoài.

2. Mẫu giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN năm 2025

Mẫu giấy xác nhận thu nhập (hay thư xác nhận thu nhập) dùng để quyết toán thuế TNCN được quy định trong Thông tư 156/2013/TT-BTC. Mặc dù Thông tư này đã hết hiệu lực kể từ ngày 01/01/2022, nhưng đến nay vẫn chưa có văn bản mới nào thay thế hoặc cập nhật mẫu giấy xác nhận thu nhập. Vì vậy, bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây.

Tải mẫu giấy xác nhận thu nhập: Tại đây

3. Đối tượng quyết toán thuế TNCN

3.1. Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan Thuế

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ hai nguồn trở lên và không đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế theo quy định, cần phải trực tiếp thực hiện việc khai quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Điều này áp dụng khi có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa, cá nhân có thể yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế sau.

Đối với cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng trong 12 tháng liên tiếp kể từ ngày đầu tiên vào Việt Nam đã đủ 183 ngày trở lên, năm quyết toán thuế đầu tiên sẽ được tính theo 12 tháng liên tục từ ngày nhập cảnh vào Việt Nam.

Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải khai quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa thực hiện thủ tục này, cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập hoặc cá nhân khác để thay mặt làm quyết toán thuế. Trong trường hợp này, tổ chức nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm về thuế TNCN phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa của cá nhân.

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trả từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán mà chưa bị khấu trừ thuế trong năm sẽ phải tự thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế, nếu có số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa để yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế sau.

Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công và thuộc diện giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế, họ không được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay, mà phải tự khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định.

3.2  Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công

Tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN, bất kể có phát sinh khấu trừ thuế hay không, và thay mặt cá nhân thực hiện quyết toán thuế nếu cá nhân ủy quyền. Trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế và số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống thuộc diện miễn thuế, tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập chỉ cần khai báo thông tin cá nhân trong hồ sơ quyết toán thuế mà không cần tổng hợp số thuế phải nộp thêm của các cá nhân có số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống. Nếu tổ chức đã thực hiện quyết toán thuế TNCN trước khi Nghị định số 126/2020/NĐ-CP có hiệu lực, sẽ không thực hiện điều chỉnh hồi tố.

Trong trường hợp cá nhân là người lao động bị điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc khi tổ chức cũ và tổ chức mới thuộc cùng một hệ thống, tổ chức mới sẽ chịu trách nhiệm quyết toán thuế TNCN cho cá nhân, bao gồm cả thu nhập từ tổ chức cũ. Tổ chức mới cần thu lại chứng từ khấu trừ thuế từ tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

Khi tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp, họ phải thực hiện khai quyết toán thuế TNCN đến thời điểm các sự kiện này xảy ra. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chuyển đổi loại hình mà không phải là doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa, và doanh nghiệp mới kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp cũ, doanh nghiệp không cần khai quyết toán thuế đến thời điểm chuyển đổi mà sẽ thực hiện quyết toán thuế khi kết thúc năm tài chính.

3.3 Đối với ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, với các trường hợp cụ thể như sau:

• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên với một tổ chức và thực tế làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Nếu cá nhân là người lao động được chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc khi tổ chức cũ và tổ chức mới thuộc cùng hệ thống, cá nhân vẫn có thể ủy quyền cho tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế thay.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên với một tổ chức và đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm quyết toán thuế, dù không làm đủ 12 tháng trong năm, đồng thời có thu nhập vãng lai từ các nơi khác không quá 10 triệu đồng mỗi tháng trong năm, và đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% nếu không yêu cầu quyết toán thuế cho phần thu nhập này.
• Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức trả thu nhập, và tổ chức này đã thực hiện quyết toán thay cho cá nhân, nếu sau đó phát hiện cá nhân thuộc diện cần tự quyết toán thuế với cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập sẽ không điều chỉnh lại quyết toán thuế. Thay vào đó, tổ chức chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân theo số quyết toán và ghi chú vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung: “Công ty … đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà … (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự) … của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế. Đối với tổ chức hoặc cá nhân sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, cần in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế điện tử gốc và ghi chú nội dung tương tự vào bản in chuyển đổi để cung cấp cho người nộp thuế.

4. Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN

Dựa trên danh mục hồ sơ khai thuế được quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và mẫu tờ khai theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, hồ sơ quyết toán thuế TNCN được phân loại thành hai nhóm đối tượng cụ thể như sau:

Hồ sơ khai thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tự khai thuế với cơ quan thuế:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (gọi tắt là Thông tư 80).
• Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.
• Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, số thuế đã tạm nộp trong năm, và số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế vì đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ quyết toán thuế dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.
• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (nêu rõ thuế đã nộp theo tờ khai thuế thu nhập nào) do tổ chức trả thu nhập cấp, hoặc bản sao chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế trong trường hợp cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp.
• Bản sao các chứng từ hóa đơn chứng minh khoản đóng góp vào các quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Tài liệu chứng minh số tiền đã chi trả của tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và từ thu nhập ở nước ngoài.

Hồ sơ khai thuế đối với tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần, mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần, mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80.
• Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN theo Thông tư 80.

5. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại điểm a và điểm b Khoản 2 Điều 44 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định như sau:

• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Thời gian cuối cùng để nộp hồ sơ khai thuế quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.
• Đối với cá nhân tự khai quyết toán thuế: Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm dương lịch. Nếu thời gian nộp hồ sơ trùng vào ngày nghỉ lễ theo quy định, thời hạn nộp sẽ được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp cá nhân có yêu cầu hoàn thuế TNCN nhưng nộp tờ khai quyết toán muộn, sẽ không áp dụng phạt đối với hành vi khai quyết toán thuế quá hạn.

6. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải quyết toán thuế TNCN khi nào?

Theo quy định tại điểm d, Khoản 6, Điều 8 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế khi nhận được ủy quyền từ người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong các trường hợp sau:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một công ty, và thực tế làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm.

Trong trường hợp cá nhân chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do việc sáp nhập, hợp nhất, chia tách, hay chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, cá nhân sẽ được phép ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới, theo quy định tại điểm d.1 Khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi, thực tế làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, dù không làm việc đủ 12 tháng trong năm; đồng thời có thu nhập vãng lai từ các nguồn khác, với mức thu nhập bình quân mỗi tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10%, nếu không yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.

Cần lưu ý rằng, đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức và có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán không quá 50.000 đồng (thuộc diện miễn thuế), tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập vẫn phải kê khai thông tin thu nhập của cá nhân đó trong hồ sơ quyết toán thuế của tổ chức mà không cần tổng hợp số thuế phải nộp thêm của các cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán dưới 50.000 đồng.

Như vậy, mẫu giấy xác nhận thu nhập để quyết toán thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc xác minh thu nhập của cá nhân trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Việc hiểu rõ các quy định về mẫu giấy này sẽ giúp cá nhân và tổ chức thực hiện đầy đủ, chính xác các thủ tục thuế, từ đó tránh được các sai sót không đáng có. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về việc lập giấy xác nhận thu nhập hay các quy trình liên quan đến quyết toán thuế TNCN, đừng ngần ngại tham khảo các nguồn tài liệu chính thống hoặc nhờ sự hỗ trợ từ các chuyên gia trong lĩnh vực thuế.