Việc thực hiện đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động là điều vô cùng cần thiết khi khi doanh nghiệp có cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công. Việc đăng ký mã số thuế TNCN là việc làm bắt buộc phải thực hiện trước khi quyết toán thuế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới thành lập không biết phải thực hiện đăng ký như thế nào. Trong bài viết này, dichvuketoan.online sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN một cách nhanh chóng nhất.

1. Mã số thuế TNCN là gì?

Mã số thuế TNCN là mã số được cấp riêng dành cho mỗi cá nhân và không trùng lặp với bất kỳ ai. Mã số này nhằm giúp nhà nước thuận tiện hơn trong việc quản lý thuế TNCN của người nộp thuế và giúp cá nhân dễ dàng kê khai các khoản thu nhập của mình.

2. Hướng dẫn cách đăng ký mã số thuế TNCN

Hiện nay, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai cách sau để thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN:

– Đăng ký mã số thuế cá nhân trên trang của Tổng cục Thuế. 

– Đăng ký mã số thuế cá nhân ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Cách 1: Đăng ký mã số thuế TNCN trên trang của Tổng cục Thuế

Việc thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN trên trang của Tổng cục thuế được thực hiện như sau: 

Bước 1: Truy cập trang của Tổng cục Thuế theo địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống, nhấn chọn ô “Doanh nghiệp”  => “Đăng nhập” => Điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế”.

Bước 3: Chọn chức năng “Đăng ký thuế”

Nhấn chọn “Đăng ký thuế” => “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT” => chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.

Bước 4: Điền thông tin tờ khai đăng ký và nộp tờ khai

– Nhập chính xác thông tin của nhân viên cần đăng ký mã số thuế cá nhân theo đúng như CMND/CCCD tại bảng kê khai.

Lưu ý: Nếu muốn làm đăng ký cho 2 người trở lên => chọn ô “Thêm dòng”.

Bước 5: Điền “Ngày ký” và điền tên người đại diện theo điều lệ vào mục “Người đại diện pháp luật”.

Bước 6: Bấm ô “Hoàn thành kê khai” và “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 7: Tra cứu hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế TNCN (khoảng 20 phút), để thực hiện tra cứu kết quả hồ sơ thì nhấn chọn “Tra cứu hồ sơ” => Tại mục “Hồ sơ đăng ký thuế” nhấn chọn “05-ĐK-TH-TCT…” => Bấm “Tra cứu”.

Cách 2: Đăng ký mã số thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Cách thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN trên phần mềm HTTK như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế doanh nghiệp

Bước 2: Chọn tờ khai đăng ký

Ở mục “Thuế thu nhập cá nhân”, nhấn chọn “05-ĐK-TH-TCT..”

Bước 3: Nhập thông tin tờ khai

– Thực hiện nhập thông tin cá nhân của người lao động đăng ký mã số thuế TNCN theo đúng thông tin trên CMND/CCCD.

– Sau khi nhập xong chọn “Kiểm tra” => Chọn “Ghi” => Nhấn chọn “Kết xuất XML”.

Lưu ý: Trong trường hợp cần đăng ký nhiều nhân viên thì bấm chọn “Mẫu tải bảng kê” góc trên bên trái của phần mềm HTKK để tải mẫu và nhập Excel => Sau đó thực hiện tải dữ liệu lên phần mềm HTKK.

Bước 4:  Đăng nhập thông tin đơn vị vào trang Tổng cục thuế để nộp tờ khai 

Nhấn chọn “Đăng ký mới/thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” => Chọn “Nộp tờ khai 05TH từ HTKK” => Chọn “Chọn tệp hồ sơ”: Chọn đường dẫn đến nơi lưu file XML vừa kết xuất => Chọn “Ký điện tử”: Nhập mã pin & ký tờ khai => Chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

3. Thời hạn đăng ký thuế TNCN theo quy định hiện hành

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 33, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, tổ chức thực hiện chi trả thu nhập cho người lao động có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.trong trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế.

Như vậy, trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng ký thuế TNCN cho người lao động.

4. Mức phạt khi không thực hiện đăng ký mã số thuế TNCN

Hiện nay, theo quy định tại Thông tư 166/2013/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp cố tình không đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động sẽ bị phạt như sau:

– Phạt cảnh cáo với các trường hợp:

Đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký thuế quá thời hạn từ 01-10 ngày, nếu có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt từ 700.000 – 1.000.000 đồng:

Đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký thuế quá hạn 1-30 ngày.

Lưu ý: Phạt tối thiểu 400.000 đồng nếu có tình tiết giảm nhẹ.

– Phạt từ 1.400.000 – 2.000.000 đồng:

Đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký thuế quá hạn trên 30 ngày

Lưu ý: Phạt tối thiểu 800.000 đồng nếu có tình tiết giảm nhẹ.

Sau khi người lao động đã có mã số thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký và khai báo người phụ thuộc cho người lao động. Thủ tục khai báo người phụ thuộc cho người lao động sẽ hướng dẫn cụ thể ở phần tiếp theo.

5. Hướng dẫn khai báo người phụ thuộc cho người lao động

Trong trường hợp doanh nghiệp được doanh nghiệp ủy quyền đăng ký người phụ thuộc thì trình tự, hồ sơ như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp nhận hồ sơ từ người lao động 

– Văn bản ủy quyền đăng ký người phụ thuộc.

– Giấy tờ của người phụ thuộc:

+ Bản sao CMND/CCCD còn hiệu lực: đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam từ đủ 14 tuổi trở lên;

+ Bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực: đối với người phụ thuộc có quốc tịch việt Nam dưới 14 tuổi;

+ Bản sao Hộ chiếu đối với người phụ thuộc là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện khai báo

Doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo theo 1 trong 2 cách sau đây:

– Trong trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho ít người: Doanh nghiệp có thể khai trực tiếp trên thuedientu.gdt.gov.vn.

– Trong trường hợp đăng ký người phụ thuộc cho nhiều người:

Doanh nghiệp có thể Tải bảng kê Excel vào phần mềm HTKK, rồi kết xuất XML để nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn

Lưu ý: Doanh nghiệp phải có Chữ ký số (Token).

Cách 1: Đăng ký Người phụ thuộc trực tuyến trên trang của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập trang của Tổng cục Thuế theo địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống, nhấn chọn ô “Doanh nghiệp”  => “Đăng nhập” => Điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế”.

Bước 3: Chọn chức năng “Đăng ký thuế”

Nhấn chọn “Đăng ký thuế” => “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT” => chọn hồ sơ “20-ĐK-TH-TCT“.

Bước 4: Điền thông tin tờ khai đăng ký

– Nếu người phụ thuộc có CMND, CCCD, Hộ chiếu thì doanh nghiệp khai vào Mục I

– Nếu người phụ thuộc nhỏ tuổi, chỉ có Giấy khai sinh thì doanh nghiệp khai vào Mục II.

Bước 5: Điền “Ngày ký” và điền tên người đại diện theo điều lệ vào mục “Người đại diện pháp luật”.

Bước 6: Bấm ô “Hoàn thành kê khai” và “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 7: Tra cứu hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu kết quả hồ sơ bằng cách nhấn chọn “Tra cứu hồ sơ” => Tại mục “Hồ sơ đăng ký thuế” nhấn chọn “20-ĐK-TH-TC” => Bấm “Tra cứu” để xem kết quả

Cách 2: Đăng ký mã số thuế TNCN trên phần mềm HTKK

Cách thực hiện đăng ký người phụ thuộc trên phần mềm HTTK như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế doanh nghiệp

Bước 2: Chọn tờ khai đăng ký

Ở mục “Thuế thu nhập cá nhân”, nhấn chọn “Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”

Bước 3: Nhấn chọn “Năm” => Lần đăng ký => “Đăng ký”

Bước 4: Nhập thông tin tờ khai

Doanh nghiệp thực hiện nhập thông tin đầy đủ thông tin được yêu cầu.

Bước 5: Sau khi nhập xong chọn “Kiểm tra” => Chọn “Ghi” => Nhấn chọn “Kết xuất XML”.

Lưu ý: Trong trường hợp cần đăng ký nhiều nhân viên thì bấm chọn “Mẫu tải bảng kê” góc trên bên trái của phần mềm HTKK để tải mẫu và nhập Excel => Sau đó thực hiện tải dữ liệu lên phần mềm HTKK.

Bước 6: Đăng ký nộp mẫu 20TH trên trang của Tổng cục Thuế. Nếu doanh nghiệp đã nộp mẫu 20TH trước đó rồi thì có thể bỏ qua bước này.

Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế doanh nghiệp => Vào mục “Khai thuế” -> “Đăng ký tờ khai” -> “Đăng ký thêm tờ khai” -> Tìm đến phần Thuế thu nhập cá nhân -> Tích chọn “02TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh“

Bước 7: Nộp tờ khai

Vào mục “Khai thuế” => “Nộp tờ khai XML” => “Chọn tệp tờ khai“: Chọn nơi lưu File XML  => Chọn “Ký điện tử”: Nhập mã pin & ký tờ khai => Chọn “Nộp tờ khai“

Bước 8: Tra cứu hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, doanh nghiệp có thể thực hiện tra cứu kết quả hồ sơ bằng cách nhấn chọn “Tra cứu” => Nhấn chọn “Thông báo khai thuế” => Nhấn “Tra cứu” để xem kết quả

6. Thời hạn nộp hồ sơ khai báo người phụ thuộc

Theo quy định tại Điều 33 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14, việc khai báo người phụ thuộc cho người nộp thuế phải được thực hiện chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật.

7. Dịch vụ hỗ trợ nghiệp vụ thuế TNCN

Hiện nay, các nghiệp vụ đến thuế TNCN cho người lao động luôn được các doanh nghiệp chú trọng. Vì vậy, để hỗ trợ doanh nghiệp, dichvuketoan.online có cung cấp các dịch vụ thực hiện nghiệp vụ thuế TNCN như sau:

– Đăng ký mã số thuế TNCN

– Quyết toán thuế TNCN

– Hoàn thuế TNCN

Và nhiều nghiệp vụ khác….

Vậy nên, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ của dichvuketoan.online. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán thuế, dichvuketoan.online tự tin sẽ mang đến sự hài lòng cho doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi còn sẵn sàng hỗ trợ Quý doanh nghiệp 24/7 về các vấn đề liên quan.

Trên đây là bài viết hướng dẫn đăng ký mã số thuế TNCN cho người lao động theo quy định hiện hành. Hy vọng bài viết mang đến thông tin hữu ích cho Quý doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ ngay dichvuketoan.online để được tư vấn miễn phí về dịch vụ. dichvuketoan.online rất hân hạnh được hỗ trợ Quý khách hàng.