Vị trí hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên, liệu bạn đã thực sự hiểu được công việc của hành chính nhân sự là gì? Làm nhân viên hành chính nhân sự là làm gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc đó chi tiết nhất.

1. Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự, từ cái tên đó đã nổi bật lên 2 vai trò chính của bộ phận này là “hành chính” và “nhân sự”. Là bộ phận giữ vai trò đặc biệt trong việc duy trì các hoạt động của công ty, giải quyết các vấn đề liên quan đến con người trong công ty.

Công việc của hành chính nhân sự sẽ phải thực hiện nhiệm vụ quản lý nhân sự và các hoạt động nội bộ trong công ty, lên kế hoạch, giám sát các sự kiện, các cuộc họp, hỗ trợ vấn đề chính sách lương thưởng cho nhân viên trong công ty.

Hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ công ty nào.

2. Những công việc của hành chính nhân sự

Công việc quản lý hồ sơ, giấy tờ

– Trực tiếp làm việc với toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của công ty. Nhân viên hành chính nhân sự có nhiệm vụ tiếp nhận những hồ sơ được gửi đến công ty, lưu trữ, giải quyết chúng trong phạm vi có thẩm quyền.

– Tiếp nhận đơn xin nghỉ, đơn trình bày công việc hay giấy tờ liên quan của nhân viên cũng đều được chuyên viên hành chính nhân sự tiếp nhận.

– Tham gia theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan đến duy trì văn hóa công ty.

– Xử lý và lưu trữ các loại giấy tờ liên quan đến tiền lương, chế độ lương thưởng của nhân viên.

Công tác lễ tân

– Nhân viên hành chính nhân sự sẽ đảm nhận các nhiệm vụ lễ tân của công ty như: tiếp đón đối tác, khách hàng đến công ty.

– Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại.

– Tham gia xây dựng các sự kiện của công ty nhằm duy trì và thúc đẩy mối quan hệ của các nhân viên trong công ty.

Xây dựng và quản lý bảng lương

– Chịu trách nhiệm thanh toán lương thưởng hằng tháng cho nhân viên trong công ty.

– Theo dõi quá trình làm việc hằng ngày, phụ trách chấm công, KPI cho nhân viên.

Lưu trữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động 

Một trong những phần quan trọng trong công việc của hành chính nhân sự là phụ trách lưu giữ, quản lý toàn bộ hồ sơ, dữ liệu liên quan đến công ty và tất cả nhân viên. Đồng thời phải đảm bảo rằng các thông tin không bị lộ ra bên ngoài, làm ảnh hưởng đến công ty.

Quản lý tài sản và thiết bị

Thực hiện tiếp nhận, quan sát, theo dõi máy móc, thiết bị, tài sản của công ty cũng như những thông tin liên quan để kịp thời báo lại với nhân viên kỹ thuật, phục vụ quá trình bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay mới diễn ra nhanh chóng.

3. Những kỹ năng cần có cho công việc của hành chính nhân sự

Giao tiếp tốt

Công việc của hành chính nhân sự luôn thường xuyên phải làm việc với mọi người. Do đó, giao tiếp tốt là một kỹ năng rất cần thiết, quyết định đến sự thành công trong công việc. 

Kỹ năng giao tiếp tốt hỗ trợ chuyên viên hành chính nhân sự dễ dàng hơn trong trao đổi công việc, thông báo hay thậm chí là thuyết phục cấp trên về những chính sách, kế hoạch.

Hơn thế nữa, một người ăn nói lưu loát sẽ tạo thiện cảm với đối tác trong các sự kiện chào đón, gặp mặt, giúp công việc làm ăn của công ty suôn sẻ đôi phần. Một người có kinh nghiệm trong lời ăn tiếng nói cũng sẽ hạn chế được tối đa những hiểu lầm có thể xảy ra.

Linh hoạt trong xử lý các tình huống

Đặc thù công việc của hành chính nhân sự là phải làm việc với nhiều bộ phận phòng ban và những đối tượng khác nhau từ nhân viên, cấp trên đến đối tác, khách hàng. Vì vậy, việc phát sinh những tình huống không ai lường trước được là điều không thể tránh khỏi.

Một nhân viên hành chính nhân sự cần bĩnh tĩnh và linh hoạt xử lý những tình huống đó, nếu không sẽ rất dễ dẫn đến những kết quả không mong muốn.  

Tổ chức, sắp xếp

Như có nhắc đến ở phần mô tả công việc của hành chính nhân sự, đây là một công việc phải đảm nhiệm công tác tổ chức các hoạt động nội bộ cho công ty, từ các hoạt động hội họp, lịch hẹn, các hoạt động giải trí…nên người có kỹ năng tổ chức sắp xếp tốt sẽ dễ dàng xử lý những điều đó.

Công việc này cũng thường xuyên phải làm việc với hồ sơ, giấy tờ, sổ sách, nếu người chuyên viên không có kỹ năng tổ chức, sắp xếp sẽ rất dễ dẫn đến việc bị rối, thiếu sót, bỏ lỡ giấy tờ.

Thành thạo tin học văn phòng

Hoạt động giám sát tiến độ công việc của các nhân viên, lưu trữ các loại giấy tờ, thống kê báo cáo tiền lương hay quản lý hồ sơ…. đều phải thực hiện công việc trên máy tính hằng ngày nên việc thành thạo tin học văn phòng là một kỹ năng rất quan trọng trong công việc.

Đạo đức trong công việc

Đối với bất cứ ngành nghề nào cũng cần đặt đạo đức vào công việc, nhưng đối với người hành chính nhân sự thì điều đó lại càng quan trọng hơn hết. Là người giữ toàn bộ thông tin quan trọng của công ty, người chuyên viên phải đảm bảo những thông tin đó được giữ kín tuyệt đối.

Họ cũng cần phải công tâm trong việc đánh giá người khác, việc đó ảnh hưởng rất nhiều đến chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên, cần có sự sáng suốt, minh bạch và rõ ràng.

Ngoài các kỹ năng trong công việc, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về: Tính cách phù hợp với nghề nhân sự

Qua bài viết trên mà dichvuketoan.online đã cung cấp, mong rằng doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan về công việc của hành chính nhân sự. Mọi thắc mắc và nhu cầu tư vấn liên quan đến tổ chức, triển khai bộ phận hành chính nhân sự cho doanh nghiệp liên hệ ngay cho chúng tôi. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, dichvuketoan.online đem đến giải pháp nhân sự trọn gói với quy trình chuyên nghiệp, chi phí thấp hơn 40% so sánh khi tự triển khai trong doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm bài viết: Dịch vụ nhân sự thuê ngoài