Chi phí vé máy bay hợp lệ luôn là một vấn đề được nhiều người quan tâm, nhất là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Vậy, các doanh nghiệp yêu cầu di chuyển bằng máy bay cần những hồ sơ gì? Quy định về chi phí này như thế nào? Mời quý bạn đọc cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin cụ thể!

1. Quy định hiện hành về hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ theo pháp luật

Căn cứ điểm 2.9 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
• Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo đó, tiền vé máy bay cho nhân viên công tác là chi phí được trừ khi thỏa mãn:

• Có đầy đủ các hóa đơn, giấy tờ hợp pháp theo quy định.
• Doanh nghiệp đã khoán các khoản chi phí phụ cấp công tác trên quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Mức chi trên 20 triệu đồng phát sinh trong quá trình công tác (kể cả chi phí vé máy bay).
• Doanh nghiệp mua vé máy bay qua thông qua website điện tử phục vụ người lao động đi công tác

Xem thêm: Quy định về hạch toán chi phí đi công tác đối với doanh nghiệp

2. Hạch toán chi phí vé máy bay hợp lệ ra sao?

Khi công ty thực hiện hoạt động điều động nhân sự như công tác hoặc mời các chuyên gia từ nước ngoài đến Việt Nam, việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong thông tin kế toán. Dưới đây là cách hạch toán vé máy bay vietnam airline và các hãng khác mà bạn có thể tham khảo và áp dụng để hạch toán chi phí vé máy bay cũng như rà xoát các chứng từ thanh toán vé máy bay nhằm làm rỏ các chi phí vé máy bay đi công tác hợp lệ cho công ty của mình. Vậy vé máy bay hạch toán vào tài khoản nào? cùng dichvuketoan.online tìm hiểu nhé.

Căn cứ vào các chứng từ và mục đích công tác của người lao động, bộ phận kế toán sẽ tiến hành hạch toán hóa đơn vé máy bay hợp lệ vào các tài khoản chi phí liên quan như sau:

• Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
• Nợ TK 642: Chi phí để tiến hành quản lý doanh nghiệp
• Nợ TK 133: Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
• Có TK 111, 112: Khoản chi phí mua vé máy bay.

Ví dụ: Tại công ty A, trong tháng 6/2021, vé máy bay đã được mua cho nhân viên bộ phận quản lý để phục vụ cho chuyến công tác. Chi tiết giao dịch mua vé được trình bày trong bảng và thanh toán được thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng.

Tiền vé	Thành tiền (VND)
Giá cước bay: Thuế GTGT: Thuế phí khác – Lệ phí sân bay: – Phí soi chiếu an ninh: – Phí khác: – Thuế GTGT của phí khác:	4,080,000408,000 560,000 80,000 400,000 40,000
Tổng số tiền thanh toán	5,568,000

Công ty A tuân thủ quy định kế toán theo Thông tư 200.

Theo hướng dẫn của Thông tư 200, kế toán viên của công ty A tiến hành hạch toán chi phí vé máy bay dựa trên thông tin hóa đơn như sau:

• Nợ TK 642: (4.080.000+560.000+80.000+400.000) = 5.120.000
• Nợ TK 1331: 408.000+40.000= 448.000
• Có TK 112: 5.568.000

3. Chi phí vé máy bay hợp lệ đối với các trường hợp cụ thể

Chi phí vé máy bay hợp lệ là những khoản chi mà người đi công tác hoặc nhân viên có thể yêu cầu được hoàn trả bởi công ty hoặc tổ chức trong một số trường hợp nhất định. Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà chi phí vé máy hay các khoản thu hộ nhà chức trách trên vé máy bay có thể được coi là hợp lệ:

3.1. Chi phí vé máy bay khi doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý

Theo đó, chi phí vé máy bay công tác doanh nghiệp trực tiếp mua vé tại đại lý được tính vào khoản chi phí hợp lệ khi và chỉ khi:

• Có các hóa đơn, giấy tờ hợp lệ kèm theo.
• Cung cấp đầy đủ vé máy bay, thẻ lên máy bay.
• Các hóa đơn thanh toán làm minh chứng.
  • Trường hợp khoản chi phí có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán, không dùng tiền mặt.
  • Trường hợp khoản chi phí dưới 20.000.000 đồng thì có thể sử dụng tiền mặt.

3.2. Doanh nghiệp cho nhân viên đi công tác tự mua vé máy bay

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC quy định về hạch toán vé máy bay đi công tác, khoản chi phí doanh nghiệp khoán cho nhân viên tự mua vé máy bay sẽ được trừ vào khoản chi phí đi lại khi:

• Có đầy đủ hóa đơn trong trường hợp cá nhân mua trực tiếp tại đại lý.
• Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay trong trường hợp cá nhân mua qua website.
• Các hóa đơn thanh toán của cá nhân với bên bán hàng.
• Doanh nghiệp có các quyết định về việc cử người đi công tác.

Các quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép cá nhân được phép thanh toán các khoản chi phí bằng tài khoản cá nhân. Đồng thời, khoản chi phí này cũng được doanh nghiệp chi trả lại cho người lao động.

Bên cạnh đó, cá nhân được cử đi công tác (trong nước và nước ngoài) có phát sinh chi phí được thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân từ 20.000.000 đồng trở lên thì phải thỏa mãn các điều kiện sau đây:

• Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
• Có hóa đơn, giấy tờ hợp pháp.
• Có quyết định cử người đi công tác của doanh nghiệp.
• Quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định về các khoản chi phí công tác được phép thanh toán bằng tài khoản cá nhân. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm chi trả lại cho người lao động.

3.3. Chi phí khi doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử

Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định, chi phí doanh nghiệp mua vé máy bay thông qua website điện tử được xem là khoản tiền hợp lệ khi:

• Cung cấp đầy đủ vé máy bay điện tử.
• Cung cấp thẻ lên máy bay.
• Cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay, chứng từ làm căn cứ tính vào khoản chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử;
• Các quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

3.4. Chi phí vé máy bay cho chuyên gia người nước ngoài

Căn cứ theo điểm g.6 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

g.6) Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần.

Căn cứ xác định khoản tiền mua vé máy bay là hợp đồng lao động và khoản tiền thanh toán vé máy bay từ Việt Nam đến quốc gia người nước ngoài mang quốc tịch hoặc quốc gia nơi gia đình người nước ngoài sinh sống và ngược lại; khoản tiền thanh toán vé máy bay từ quốc gia nơi người Việt Nam đang làm việc về Việt Nam và ngược lại.

Theo đó, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho các chuyên gia nước ngoài về phép 1 lần/1 năm sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Trong trường hợp, khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi cho chi phí vé máy bay cho người nước ngoài về nước vượt quá 1 lần/ 1 năm và chi phí phục vụ cho các chuyên gia nước nước ngoài thì được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.

3.5. Chi phí mua vé máy bay hãng nước ngoài

Căn cứ theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mua vé máy bay khứ hồi của hãng hàng không nước ngoài thông qua website thì khi thanh toán, doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ, khai và nộp thuế TNDN nhà thầu theo tỷ lệ 2% trên doanh thu. Thuế GTGT không phải khấu trừ đối với các hoạt động vận tải quốc tế.

3.6. Chi phí vé máy bay cho Giám đốc công ty TNHH một thành viên

Theo quy định, chi phí vé máy bay và lưu trú tại Việt Nam cho giám đốc công ty TNHH một thành viên thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Mặt khác, khoản chi phí này sẽ được trừ khi tính thuế TNDN, cụ thể như sau:

• Chủ công ty TNHH một thành viên sẽ được công ty thanh toán tiền vé máy bay lưu trú khách sạn tại Việt Nam nếu có quy định tại hợp đồng lao động.
• Với thuế TNCN, khoản chi phí chủ công ty được nhận không được tính vào thu nhập chịu thuế.
• Công ty sẽ không được khấu trừ thuế GTGT khi tính thu nhập chịu thuế TNDN.

Xem thêm: Cách đưa chi phí thuê xe ô tô của cá nhân vào chi phí công ty

4. Kê khai thuế gtgt hóa đơn vé máy bay hợp lệ

Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với chứng từ vé máy bay hợp lệ hay hóa đơn vé máy bay hợp lệ  là một quy trình quan trọng trong việc quản lý tài chính và thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cần thực hiện khi kê khai thuế GTGT cho hóa đơn vé máy bay:

• Kiểm tra hóa đơn: Trước tiên, bạn cần kiểm tra hóa đơn vé máy bay để đảm bảo rằng nó có đầy đủ thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số hóa đơn, ngày xuất hóa đơn và thuế suất GTGT.
• Xác định thuế suất GTGT: Xác định thuế suất GTGT được áp dụng cho vé máy bay. Thông thường, thuế suất GTGT cho vé máy bay là 10%, nhưng bạn cần kiểm tra quy định thuế cụ thể để xác định chính xác.
• Ghi nhận vào sổ sách kế toán: Ghi nhận hóa đơn vé máy bay vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp, bao gồm cả số tiền thuế GTGT được ghi trên hóa đơn.
• Kê khai thuế GTGT: Trong kỳ kê khai thuế GTGT, bạn cần kê khai số tiền thuế GTGT đã trả cho hóa đơn vé máy bay vào bảng kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp. Hóa đơn vé máy bay sẽ được kê khai vào cột thuế GTGT đầu vào.
• Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ hồ sơ hóa đơn vé máy bay và các tài liệu liên quan để có thể dễ dàng tra cứu trong trường hợp cần kiểm tra hoặc giải trình với cơ quan thuế.
• Cân đối và nộp báo cáo: Đảm bảo rằng số tiền thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn vé máy bay được cân đối với các khoản thuế khác và được phản ánh chính xác trong báo cáo thuế GTGT của doanh nghiệp.

5. Cách hạch toán hóa đơn hoàn vé máy bay

Theo Điều 20 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ:

•  Xử lý hóa đơn đã lập: Khi hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, hoặc khi hóa đơn đã lập và giao cho người mua, nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, cần hủy bỏ hóa đơn. Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản phải nêu rõ lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn lập sai và lập hóa đơn mới theo quy định.
•  Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ: Nếu người bán và người mua đã kê khai thuế và phát hiện sai sót, thì người bán và người mua cần lập biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn này cần ghi rõ điều chỉnh (tăng hoặc giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số… và ký hiệu… Dựa trên hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua bán, thuế đầu ra và đầu vào. Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

Vừa rồi, dichvuketoan.online đã trình bày các thông tin cụ thể về hạnh toán chi phí vé máy bay hợp lệ. Mong rằng, chủ doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin để tiến hành hạch toán đúng theo quy định. Nếu chủ doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng các dịch vụ pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn từ A – Z.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại dichvuketoan.online

Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế tại dichvuketoan.online